一、学籍管理体制
全市学籍实行计算机管理，统一使用大同市中小学学籍管理系统软件，学籍管理实行学校、县、市三级管理。全市高中和市区范围的市直、企办、民办中小学的学籍由市教育局管理。各县（区）的初中、小学的学籍由各县（区、含同煤集团教育处，下同）管理。
二、学籍管理功能
学籍管理信息化便于随时掌握全市、全县、各学校的学生和学校的基本情况，为各级教育行政部门的基础教育规划、统计和评价提供准确、详实的依据。电子注册学籍，有利于教育行政部门和学校及时发现并掌握各学校学生流动、流失情况，及时拿出对策，对义务教育阶段学生辍学实施监控。
三、入学、新生学籍电子注册和备案
1、凡新学年入学的全市小学一年级、初中一年级、高中一年级的新生都要填写《大同市中小学生学籍卡》并进行学籍电子注册。
2、学籍编号共十四位：第一、二位为年份代码；第三、四位为县区代码；第五位为学校办学性质代码（公办学校为1，企办学校为2，民办学校为3）；第六、七、八位为学校代码；第九位为学段代码（高中为1，初中为2，小学为3）；第十、十一、十二为班级代码（全校的班级代码不得重复）；第十三、十四位为各班学生流水号。
3、各学校要打印一式两份（高中学校为一式三份）的新生学籍卡，分别留存学校和上交县（区）教育主管部门（高中学校再交市教育局一份）。
4、各学校在新生入学学籍计算机录入后，由学校版管理软件将新生学籍自动生成统一格式的上报盘，各学校于每年9月底前，将新生学籍花名册和软盘报送县（区）教育主管部门进行学籍注册（高中学籍同时到县区和市教育局注册）。
5、各县区教育局于每年10月底前将所辖中小学新生学籍的数据盘报送市教育局基教科完成学籍备案。
四、学籍管理期报制度
初次上报的新生入学数据是永久不变的。为了能够及时掌握和了解全市各县（区）、各学校的学生变动情况，全市学籍管理实行期报制度：即各县（区）学籍管理部门要将前一阶段学生变动情况生成数据软盘，于每学年的第一学期10月25日前，第二学期3月25日前，报送到市教育局基教科，进行必要的数据维护。
五、转学
因家庭搬迁或其他特殊原因确需转学者，应办理有转学续。转学生应出具户口薄（或户籍迁移证明）、转学联系表、转学证明、《大同市中小学生学籍卡》，初中转学生还应出具《山西省初中义务教育证书》。
1、转学程序为：首先由转出学校在学籍管理数据库中找到该学生学籍号，用计算机打印转学联系表，学校校长签字，学校加盖公章，持转学联系表到转入学校，经校长同意签字，学校加盖公章，到转入学校主管教育行政部门加盖学籍管理专章；再回到转出学校，由学校根据转学联系表办理结果开具加盖学校公章的转学证明，持转学证明到转出学校主管教育行政部门办理学籍注销手续，到转入学校主管教育行政部门办理学籍注册手续；教育行政部门学籍注册后，转入学校方可接收该生。
2、转学办理时间为每学期开学后和放假前两周内办理，除特殊原因外，在非规定时间内原则上不予办理。
3、学校转入、转出学生，手续必须完备，各中小学不得给不符合条件的学生开具转学证明。
（1）凡超规模、超班容量的学校不得再接收转学生。
（2）转学过程中随意留级蹲班的学生不予办理转学手续。
（3）各学段毕业年级后一个学期不再办理转学手续。
4、任何学校和个人不得私自接收转学学生。任何学校不得接收无正常转学手续或转学手续不完备的学生，无正当理由也不得拒收属本学区内的转学生。
六、休学和复学
1、休学。中小学生因疾病或其他特殊原因，连续两个月以上不能坚持到校学习的，可办理休学手续。学生休学须由学生写出“休学申请书”，出具县级以上医院或医疗机构的诊断建议，经学校审核后，打印出“休学证明”，经学校校长签字，学校盖章，到上级教育主管部门批准备案。学生休学期限不得超过一年。各学段毕业年级后一个学期不再办理休学手续。
2、复学。病愈后需要复学的学生由学生提出复学申请，并附有县级以上医院的证明及治疗期间的有关原始证件，经学校同意，县级以上教育主管部门严格审核批准后准予复学。
3、准予复学的学生，如果休学时间在一学期之内，则回原年级原班就学，如果休学时间超过一学期，跟原年级就学确有困难，可编入下一年级。
七、转、休、复学办理方式
转、休、复学办理采用公开、集中办理方式。即各学校学籍管理员要把本校的转、休、复学生按规定时间集中统一到上级主管部门办理。
市直和城区范围企办、民办中小学、全市高中生的转、休、复学在大同市政务审批中心教育局的公开服务窗口公开办理。
八、升级和留级
根据山西省教育厅有关文件精神，各年级在校生原则上不办理留级手续。凡修完国家规定学年和课程的义务教育阶段的学生，均可升级。
九、辍学、退学
按照《中华人民共和国义务教育法》，每个适龄儿童和少年都应该接受完九年义务教育。因此，义务教育阶段不允许有辍学生和退学生。辍学者，班主任应及时向校长报告，并进行家访，查明原因，督促其到校。经工作，如学生仍不到校时，校长应向县级人民政府或乡（镇）人民政府报告。针对学生辍学原因，当地人民政府负责对其父母或监护人采取教育或行政措施，强制其送子女或者被监护人复学。
企事业单位举办的义务教育学校，其学生辍学，可参照上述规定执行，学校主管部门予以配合。
十、毕业、结业
1、对受完规定义务教育的儿童、少年，经考查达到小学毕业程度的，由学校发给学生经县级教育主管部门验印的山西省小学阶段义务教育证书，并加盖“毕业”字样章；经考试和考查达到初中或初级中等职业技术学校毕业程度的，由学校发给学生经县级或市级教育主管部门验印的山西省初中阶段义务教育证书，并加盖“毕业”字样章。
2、虽受完规定年限的义务教育，但经毕业补考仍有一科不及格的，和毕业时留校查看处分未撤消的，按照毕业审批程序审核后，由学校发给学生加盖“结业”字样的义务教育证书。
3、对受完规定年限，经高中会考达到高中毕业程度的高中学生，由学校发给学生经县级和市级教育主管部门验印的高中毕业证书，并加盖“毕业”字样章。高中会考经补考后，仍有一科不及格者，按照毕业审批程序审核后，不发给高中毕业证书。
